Die Einführung eines Qualitätsmanagements (QS) oder Qualitätsmanagement-Systems (QMS) ist aufwendig: Es kostet Zeit, bindet Personal, setzt Investitionen in Soft- und Hardware sowie die Qualifikation von Mitarbeitenden voraus und bedingt administrative Vorgänge. Warum also sollte man ein QMS in seinem Unternehmen einführen?
Kein wirtschaftlich agierendes Unternehmen würde sich mit Qualitätsmanagement beschäftigen oder gar ein QMS einführen, wenn sich daraus nicht handfeste Vorteile ergäben:
Qualitätsmanagement (QS) und Qualitätsmanagement-System (QMS)
1. QMS sichern und steigern Qualität
Offensichtlichster Grund für die Einrichtung eines QMS ist die Sicherung bzw. Steigerung der Qualität der gefertigten Waren oder der angebotenen Dienstleistungen. Ein QMS dient dazu, Prozesse zu standardisieren, Abläufe und Verantwortlichkeiten festzulegen und alle Schritte in der Wertschöpfungskette zu prüfen und zu dokumentieren, um ein vorher definiertes Qualitätsniveau einhalten oder im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unter Einbeziehung aller Beschäftigten sogar steigern zu können.
Die Einhaltung eines bestimmten, festgelegten Qualitätsstandards hilft, vorgegebene Richtlinien und Normen zu erfüllen, Sanktionen zu vermeiden und Ausschuss zu minimieren. Damit beugt ein QMS Verschwendung vor und spart Ressourcen.
2. QMS sichern Wettbewerbsfähigkeit und erhöhen Marktchancen
Moderne Unternehmen agieren kundenorientiert. Die Produktion wird auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Kundschaft – und damit des Marktes – ausgerichtet: Die Abnehmerseite gibt die Qualität vor.
Entspricht die Qualität den Ansprüchen der Kundschaft, führt dies zu einer Kundenbindung, zu weiteren Käufen und zu Empfehlungen. Wird die Qualitätsgarantie erfüllt oder sogar übertroffen, kann ein Unternehmen sich dadurch von der (globalen) Konkurrenz mit einer Vielzahl gleichartiger Angebote abgrenzen und mit einem Alleinstellungsmerkmal positionieren. Ein QMS hilft so dabei, Kunden zu halten, neue zu gewinnen und Umsätze zu steigern.
3. QMS helfen, Kosten zu reduzieren und Effizienz zu steigern
In einem QMS werden die Abläufe in der gesamten Wertschöpfungskette erfasst und dokumentiert. Prozesse werden bis hinunter zu einzelnen Bearbeitungsschritten mit Kennzahlen versehen. Eine Analyse zeigt Schwachstellen und Optimierungspotenziale auf.
Hier kann angesetzt werden, um Durchlaufzeiten zu verringern, Fehler zu vermeiden und Verschwendung zu minimieren. Dies reduziert die Kosten und erhöht die Effizienz – woraus sich ein entscheidender Kostenvorteil gegenüber der Konkurrenz ergeben kann.
4. QMS senken Risiken
Ein QMS (wie das Total Quality Management (TQM), das Modell der Business Excellence der European Foundation for Quality Management (EFQM) oder gemäß der Norm DIN EN ISO 9001) dient der Sicherung einer gleichbleibenden Produkt- und Dienstleistungsqualität und der leichteren Aufdeckung, Nachvollziehbarkeit und Beseitigung von Fehlerquellen. Die lückenlose Dokumentation der Prozesse sorgt im Schadensfall für Rechtssicherheit bei Garantieansprüchen und Produkthaftung.
5. QMS standardisieren Einarbeitung
Im QMS sind für jede betriebliche Aufgabe klare Vorgaben festgelegt, die für jeden gelten. Diese Transparenz spart Zeit bei der Einarbeitung von Mitarbeitenden an einem neuen Arbeitsplatz – bei Vertretungen ebenso wie bei Neueinstellungen.
6. QMS bündeln Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
Im QMS sind alle Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden sowie Stellenbeschreibungen aufgeführt. So weiß jeder, wer wofür zuständig ist und kennt bei Bedarf den richtigen Ansprechpartner.
7. QMS sichern Know-how
QMS dokumentieren alle Arbeitsabläufe, Risiken und Verbesserungspotenziale. Dieses explizite Wissen steht jedem zur Verfügung und wird personenunabhängig fortgeführt.
8. QMS verbessert die Außendarstellung
Die Zertifizierung nach Standards wie EFQM oder ISO 9001 hat eine positive Außenwirkung. Sie ist ein Garant für einen dokumentierten, prüfbaren Qualitätsstandard. Das schafft Vertrauen – bei Geschäftspartnern, der Kundschaft und der öffentlichen Hand – und verbessert die Wettbewerbsposition. In vielen Bereichen (z. B. Automobilzulieferer und Maschinenbau) ist diese Zertifizierung Pflicht, um als Lieferant berücksichtigt zu werden.
Qualitätsmanagement-System: Chancen ohne Risiko
Ein Qualitätsmanagement-System (QMS) steigert die Qualität, deckt Fehlerquellen auf und motiviert die Mitarbeitenden. Klare Prozesse sorgen für eindeutige Vorgaben. Die konsequente Kundenorientierung führt zu Effizienzgewinnen.
