Vor dem Hintergrund des bestehenden Haushaltssicherungskonzeptes soll in einem vorgegebenen 10-Jahres-Zeitraum ein dreistelliger Millionenbetrag eingespart werden. Im Rahmen dessen wird ein Betrag in Höhe von 20 Millionen Euro als Einsparpotenzial für Personalkosten ausgewiesen.
Ziel der REFA-Beratung
Im Rahmen der Organisationsberatung wurden die folgenden Untersuchungsziele verfolgt:
- Darstellung des vorhandenen Verbesserungspotenzials in den Abläufen und in den Strukturen der einzelnen Fachgebiete
- Aussagen zu erforderlichen Strukturveränderungen
- Vorschläge zum Abbau vorhandener Arbeitsrückstände und bestehender Mehrarbeitsstunden
- Stellenbemessung
REFA-Vorgehensweise
Das REFA-Vorgehensmodell zum Organisationsmanagement stellt die Basis für die durchzuführenden Organisationsuntersuchungen im Bereich der Verwaltung dar. Darüber hinaus orientieren sich die Berater in öffentlichen Verwaltungen an dem "Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung" (Herausgeber Bundesministerium des Innern).
Vorgehensweise im konkreten Projekt
Der Projektablauf für das gesamte Projekt stellte sich wie folgt dar:
Schritt 1: Erfassung des Ist-Zustandes
- Dokumentenstudium
- Aufgaben und Arbeitszuweisungen
- Interviews mit den Beschäftigten
- Prozesse in Workshops erheben
- Selbstaufschreibung einführen und auswerten
- Fallzahlen ermitteln (Statistiken, Dokumentenanalyse, Schätzen)
- Bearbeitungszeit ermitteln durch Schätzen
Schritt 2: Bewertung des Ist-Zustandes
- Workshops zum Aufdecken von Optimierungspotenzialen, Dokumentation
Schritt 3: Entwicklung eines Soll-Vorschlages
- Entwicklung eines Personalbemessungssystems
- Entwicklung von Soll-Vorschlägen auf Basis des Ist-Zustandes
Schritt 4: Abschlussbericht
Ergebnisse der Organisationsberatung "Umsetzung des Haushaltssicherungskonzeptes"
- Politisch-strategische Empfehlungen
- Positive Erkenntnisse im Rahmen der Ist-Analyse
- Aufzeigen von Optimierungspotenzialen
- Ermittlung des Personalbedarfs
- Alternative Vorschläge zum Stellenabbau
Allein in den ausgewählten Untersuchungsbereichen konnten Einsparpotenziale in Höhe von insgesamt 1,5 Millionen Euro pro Jahr (30 Stellen) nachgewiesen werden. Im 10-Jahres-Zeitraum des bestehenden Haushaltssicherungskonzeptes beträgt die mögliche Personalkosteneinsparung somit 15 Millionen Euro.
