Unternehmen aller Branchen sehen sich – bedingt durch Industrie 4.0 und dem Digitalisierungstrend – mit einer hohen Veränderungsdynamik konfrontiert. Arbeit muss neu organisiert und strukturiert, Prozesse müssen agiler und flexibler gestaltet werden. Doch gerade Veränderungsprozesse sind dadurch gekennzeichnet, dass sich bestehende Bezugspunkte auflösen, während neue noch nicht umfassend definiert sind. Dieser Zustand löst oftmals Widerstand und Trägheit in Unternehmen aus, die sich in solch einem Change-Prozess befinden. Hier kommt der Prozessberater ins Spiel: Er sieht sich als begleitende Unterstützung im Veränderungsprozess. Ein vorausschauender und sicherer Umgang mit Prozessen im Wandel und den davon betroffenen Mitarbeitern ist neben dem Wissen um Unternehmenszusammenhänge und Veränderungsdynamik die Basis für seine Beratungsarbeit. Aber was genau macht nun ein Prozessberater?
Was ist ein Prozessberater?
Der Prozessberater initiiert und steuert durch Moderation und Coaching den Dialog zwischen den Beteiligten. Auf dieser Basis wächst die Bereitschaft bei der Belegschaft, lösungsorientiert zu denken und zu handeln. Im Vordergrund seiner Arbeit steht daher nicht so sehr die Wissensvermittlung, sondern vielmehr die gestaltende Begleitung: Er bringt Schnittstellenpartner zusammen, bietet Orientierung und sorgt damit für Stabilität im Veränderungsprozess. Der Prozessberater liefert keine konkreten Lösungsvorschläge, sondern begleitet das Unternehmen im Veränderungsprozess und regt dabei an, wie eigene Lösungen entwickelt werden können und welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind. Er leistet also im weitesten Sinne „Hilfe zur Selbsthilfe“.
Welche Aufgaben hat ein Prozessberater?
Veränderungsprozesse sind geplante, systematische Prozesse, bei denen sowohl die Führungsebene als auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit erhalten, das Unternehmen von innen heraus zu verbessern, dem Unternehmen zu mehr Effizienz zu verhelfen und die internen Abläufe effektiver zu gestalten. Das Ziel der Prozessberatung ist es dabei, die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen so zu gestalten, dass der Nutzen für die Kunden optimiert und die Unternehmensziele erreicht werden. Für den Prozessberater ergeben sich dadurch folgende Beratungsfelder bzw. Aufgaben:
- Definition der (neuen) Unternehmensziele
- Erhebung bestehender Prozesse
- Analyse bestehender Prozesse
- Gestaltung bestehender Prozesse ausgerichtet auf Zieldefinition (Prozessoptimierung)
- Implementierung verbesserter oder neuer Prozesse
- Lückenlose Prozess-Dokumentation
- Prozesscontrolling
Der Prozessberater liefert und verantwortet keine direkten Lösungsvorschläge, sondern beleuchtet gemeinsam mit den Verantwortlichen des Veränderungsprozesses vorliegende Probleme und versucht sie so auf eventuelle Fehlfunktionen oder Möglichkeiten der Prozessoptimierung aufmerksam zu machen. Die Beteiligten im Change-Prozess sollen am Ende in der Lage sein, bestehende Probleme weitestgehend selbständig anzugehen und zu lösen. Mithilfe des erworbenen Wissens können sie dann auch künftige Probleme lösen, ohne erneut eine externe Prozessberatung einschalten zu müssen.
Welche Kompetenzen und Fähigkeiten braucht ein Prozessberater?
Für die erfolgreiche Ausübung seiner Tätigkeit braucht der Prozessberater vielfältige Kompetenzen. Aufgrund der immer komplexer werdenden Unternehmensstrukturen benötigt der Prozessberater nicht nur ein hohes Prozesswissen, sondern auch detailliertes Organisations-Know-how. Denn Geschäftsprozesse können in der Regel nicht isoliert betrachtet werden, da sie in gegenseitiger Abhängigkeit zueinander stehen. Diese Interdependenzen muss der Prozessberater bei seiner Arbeit berücksichtigen, damit die gewünschten Wirkungen erzielt werden können. Zudem sollte er über fundiertes Change-Management-Know-how verfügen, da Prozess- und Strukturveränderungen in Unternehmen immer auch zu veränderten Arbeitsinhalten der Mitarbeitenden führen. Deshalb produzieren solche Veränderungen oft Widerstände bei den betroffenen Personen, die letztlich innerhalb dieser neuen Strukturen arbeiten müssen. Dies setzt ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit beim Prozessberater voraus. Außerdem sind ein fach- und abteilungsübergreifendes, ganzheitliches Denkvermögen sowie ein sehr gutes Abstraktionsvermögen unabdingbare Kompetenzen. Nur so ist der Prozessberater in der Lage, Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Prozessen und Abteilungen zu erkennen.
Wichtige Kompetenzen des Prozessmanagers im Überblick:
- Change-Management-Know-how
- Projektmanagementwissen
- Logisch-analytisches Denken
- Organisationstalent
- Lösungsorientiertes und akribisches Arbeiten
- Beurteilungsvermögen
- Sozialkompetenz
- Kommunikationsfähigkeit
- Präsentationsfähigkeit
- Konfliktmanagement
Wie wird man Prozessberater?
Eine herkömmliche Ausbildung zum Prozessberater gibt es nicht. Vielmehr weisen Anwärter auf die Funktion als Prozessberater meist ein abgeschlossenes Fachhochschul- oder Universitätsstudium aus den Bereichen Ingenieurwesen, Informatik, Wirtschaftsinformatik oder Wirtschaftswissenschaften auf sowie weiterführende Qualifikationen durch ein Aufbaustudium oder gezielte Weiterbildung im Bereich Organisationsentwicklung bzw. Prozessmanagement. Denn wer als Prozessberater in Unternehmen oder bei Unternehmensberatungen tätig sein will, benötigt fundierte Kenntnisse über den Aufbau und die Dynamik von Organisationen. Dieses Wissen ermöglicht dem Prozessberater grundlegende Einschätzungen, die die Basis für alle Vorgehensweisen im Veränderungsprozess bilden.
Wer über mehrjährige Erfahrung im Bereich Prozessmanagement verfügt und adäquate Zusatzausbildungen absolviert hat, kann sich für die Position des Prozessberaters auch mit einem Abschluss einer berufsbildenden höheren Schule qualifizieren.
Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es für Prozessberater?
Der Prozessberater bewegt sich bei der Begleitung von Veränderungsprozessen in einem sensiblen Umfeld. Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen müssen die Notwendigkeit für einen Change verstehen und mittragen. Oftmals sind Veränderungsprozesse durch unterschiedliche, zum Teil gegenläufige Interessen geprägt, daher sollte der Prozessberater erfahren in der Rolle als Moderator sein, damit mögliche Konflikte in der Gruppe nicht ausufern und das gemeinsam gesteckte Ziel erreicht werden kann. Ausgeprägte Moderations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Fähigkeiten im Konfliktmanagement sind daher unabdingbar und können durch berufsbegleitende Weiterbildungen geschult und gestärkt werden.
Für nachhaltige Prozessoptimierungen muss der Prozessberater die komplette Wertschöpfungskette im Blick haben. Die Prinzipien des Lean Managements sollte er dabei aus dem Effeff beherrschen und hier durch gezielte Fortbildung immer auf dem neuesten Stand sein.
Ein professionelles Projektmanagement entscheidet letztendlich auch über die erfolgreiche Projektdurchführung. Wissen und praktische Erfahrung in diesem Bereich gehören ebenfalls zu den Kompetenzen des Projektmanagers und sollten von Zeit zu Zeit aufgefrischt und mit neuen Techniken erweitert werden.
